Pentingnya Merancang SOP yang Efektif

Ilustrasi Standard Operasional Procedure/ SOP

Tahukah Anda bahwa untuk mencapai kualitas output yang baik dan terukur tingkat produktivitasnya, dibutuhkan sebuah tool/alat yang disebut dengan SOP?. SOP(Standard Operasional Prosedur) adalah acuan atau pedoman kerja yang ditulis secara jelas dan rinci dan harus ditaati atau dijalankan oleh semua pihak di dalam sebuah organisasi/perusahaan. 

Selamat jika organisasi/perusahaan Anda telah memiliki SOP. Dengan adanya SOP, maka kinerja perusahaan dapat berjalan dengan semestinya, yaitu sesuai dengan ketentuan proses kerja dan tujuan perusahaan. Pentingnya merancang SOP yang efektif di setiap proses kerja akan mempermudah manajemen dalam mengukur tingkat kualitas yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan sebuah perusahaan, setiap bagian perlu dan wajib memiliki SOP yang disusun secara lengkap dan rinci di setiap bidang pekerjaan.

SOP juga bisa digunakan sebagai pedoman untuk memberikan penilaian terhadap kinerja karyawan. Karyawan yang bekerja sesuai dengan SOP yang berlaku tentu akan menghasilkan hasil pekerjaan dengan kualitas yang baik. Sebagai contoh, misalnya dengan menggunakan SOP yang sesuai dan benar, maka seorang karyawan di sebuah perusahaan katering khusus vegetarian akan menghasilkan menu makanan dengan rasa dan kualitas yang sesuai dengan standard perusahaan. Mereka mengetahui cara membuat menu makanan untuk vegetarian, bagaimana cara penyajiannya dan tahu cara menghasilkan makanan vegetarian dengan asupan kalori dan gizi yang tepat. Terdapat beberapa jenis SOP yang bisa diterapkan di dalam sebuah perusahaan, seperti SOP pelayanan konsumen, SOP quality control, SOP pembukuan keuangan dan masih banyak lagi.

Sebuah perusahaan harus sudah memiliki SOP sebelum proses produksi berjalan, karena SOP sangat memengaruhi proses produksi dan kegiatan operasional sebuah perusahaan. Pentingnya merancang SOP yang efektif, membuat pihak-pihak terkait melakukan riset secara mendalam agar produk yang dihasilkan nantinya memiliki kualitas yang baik dan dapat memenuhi standard kepuasan konsumen. Hal tersebut memang sangat penting dilakukan mengingat SOP akan memudahkan karyawan dalam memahami ruang lingkup pekerjaannya. Dengan begitu kinerja karyawan pun akan mengalami peningkatan dan akhirnya akan berpengaruh terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan.

SOP bisa dibuat dengan berbagai macam bentuk yang dapat memberikan kemudahan kepada karyawannya. SOP biasanya dibuat dalam bentuk bagan yang memuat poin-poin penting tentang proses atau alur sebuah proses pekerjaan. Namun tidak sedikit pula perusahaan yang membuat SOP dalam bentuk tulisan yang menjelaskan alur sebuah pekerjaan secara detail dan lengkap. SOP dalam bentuk bagan atau tulisan secara lengkap sebenarnya memiliki kelebihan dan kekurangan, SOP yang efektif bukanlan berdasarkan bentuk pembuatannya saja, melainkan tergantung kepada jenis pekerjaan atau proses produksi yang ada diperusahaan tersebut. SOP dalam bentuk bagan tentu sangat efektif bagi jenis pekerjaan dengan alur yang sederhana, sedangkan SOP dalam bentuk tulisan akan sangat efektif digunakan pada jenis pekerjaan yang memiliki alur yang lebih rumit atau yang tidak bisa diwakilkan dalam bentuk bagan. Dengan begitu karyawan dapat menjalankan semua tugas dengan baik dan tepat. Hal tersebutlah yang menjadi faktor pentingnya merancang SOP yang efektif.

SOP yang efektif memiliki beberapa manfaat dalam meningkatkan kinerja perusahaan. Ulasan di bawah adalah manfaat pentingnya merancang SOP yang efektif, antara lain :

• Sebagai pedoman standar bagi para karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya.
• Meningkatkan efektivitas kerja karyawan secara personal dan juga kinerja perusahaan secara keseluruhan
• Meminimalisir kesalahan karyawan yang bisa terjadi kapan saja
• Membuat karyawan mampu untuk bekerja secara mandiri sehingga tidak perlu melibatkan campur tangan atasan dalam pelaksanaan tugas atau pekerjaan sehari-hari
• Sebagai pedoman untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan secara personal maupun kinerja perusahaan secara keseluruhan
• Memastikan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan perusahaan dapat berjalan di berbagai macam kondisi
• Sebagai sarana informasi dalam usaha meningkatkan kompetensi karyawan
• Untuk memperjelas alur pekerjaan setiap karyawan
• Untuk memperjelas wewenang serta tanggung jawab karyawan
• Sebagai dasar atau pedoman hukum apabila terjadi berbagai bentuk penyimpangan.
• Menjaga kualitas output kerja yang stabil dan terukur

Penerapan SOP yang efektif juga mampu melindungi karyawan dari kelalaian operasional maupun administrasi. Meskipun kesalahan atau kelalaian pekerjaan termasuk hal yang tidak bisa dihindari, setidaknya dengan adanya SOP yang efektif tersebut, karyawan mendapatkan gambaran dan pedoman kerja serta mampu meminimalisir kelalaian dalam bekerja. Dengan begitu beberapa manfaat pentingnya merancang SOP yang efektif di atas tentu akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya.

Jika menurut Anda artikel ini bisa memberikan inspirasi dan manfaat bagi orang lain , jangan lupa untuk membagikannya/ share ya....

Salam